En marge des archives publiques, il existe de nombreux fonds privés d’origines diverses : archives personnelles et familiales, scientifiques, d’entreprises, d’associations, de syndicats, de partis politiques…
Le Code du Patrimoine, dans ses articles L 212-15 et suivants, donne la possibilité aux Archives départementales de contribuer à la sauvegarde de ce patrimoine.
En effet, les archives privées constituent une source de renseignements unique et donc très précieux pour la recherche scientifique et historique. Leur intérêt réside également dans la diversité des supports : documents papiers (manuscrits ou imprimés, presse périodique), cartes et plans, photographies (tirages papier, cartes postales, plaques de verre…), films (8 mm, 9,5 mm, 16 mm, etc), enregistrements sonores (bandes, cassettes), etc.

Vous possédez de tels documents, nous pouvons vous aider à les conserver et les mettre en valeur :

L’analyse

Notre équipe pourra vous recevoir ou se rendre sur place, à votre demande, pour évaluer l’intérêt patrimonial de vos archives. Ensemble, nous déterminerons les moyens de sauvegarder vos documents : si vous choisissez de les conserver sur place, nous pourrons vous apporter une aide technique (conseils pour le classement, pour les matériaux de conditionnement et de rangement, etc.) Vous pourrez également choisir de les confier aux Archives départementales afin qu’ils soient conservés dans les meilleures conditions et communiqués au public.

Vous souhaitez confier vos archives ?

La transmission aux Archives départementales peut se faire de 4 façons différentes :

• un dépôt, n'entraîne pas de transfert de propriété. Il fait l'objet d'un contrat qui précise les modalités de conservation, de traitement, de communication, de reproduction et d'utilisation des documents ainsi que les conditions d’une éventuelle reprise des éléments déposé.

• un don, vos archives deviennent propriété du département de l’Ain. Une simple lettre de don suffit pour officialiser la donation. Elle vous permet également de définir par la même occasion les modalités de consultation, de reproduction et d’impression.

• une dation en paiement permet à un particulier de payer en nature certains impôts (droits de succession, droits de mutation à titre gratuit entre vifs, impôt de solidarité sur la fortune), en remettant à l'État des archives « de haute valeur historique » (loi n°68-1251 du 31 décembre 1968 et décret n° 70-1046 du 10 novembre 1970).

• un legs, peut-être reçu par les Archives de la part d'un particulier. Il doit nécessairement figurer dans un testament, sous l'une des trois formes reconnues par le Code civil (articles 969 et suivants). Les legs au bénéfice des collectivités publiques sont exonérés de tous droits de mutation.

Les supports audiovisuels :

Les Archives départementales de l’Ain, en partenariat avec la Cinémathèque des pays de Savoie et de l’Ain, recherchent tous les films ayant un intérêt patrimo­nial, témoignages de la culture et de l'histoire de l’Ain :

• fictions, documentaires, films de commande émanant de structures institutionnelles ou d'associations,
• films amateurs : de famille, de vacances, reportages sur des moments de la vie quotidienne, excursions, fêtes de villages ou manifestations publiques...

Les enjeux du transfert

Arrivées dans nos locaux, les archives seront nettoyées, restaurées si nécessaire, puis classées, inventoriées et conditionnées. Un exemplaire de l’inventaire vous sera alors remis, tandis qu’un autre sera publié sur notre site Internet. Les documents seront conservés indéfiniment dans les meilleures conditions et communiqués aux publics :

• numérisation et publication sur le site Internet de fonds iconographiques (fonds Mebkout, cartes postales,…)

• actions de diffusion de films

• publication de répertoires imprimés

• publication d'albums photographiques...

Définition
"Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité" (Code du patrimoine, art. L.211-1, modifié par la loi du 15 juillet 2008, art. 1 et 2).

Il faut donc distinguer :

• les archives : documents créés, reçus et conservés à titre de preuve et d'information dans l'exercice de vos activités

de

• la documentation : imprimés, publications officielles, journaux et revues qui sont largement diffusés et ne témoignent pas de l'activité de votre service.

Le directeur des Archives départementales est chargé, au nom du ministre chargé des archives, sous l'autorité du préfet, du contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives des services déconcentrés de l'État (Code du patrimoine, art. L. 212-10, modifié par la loi du 15 juillet 2008, art. 10).

Un bon archivage, c'est quoi ?

Dans un premier temps, préserver et organiser

· Sur un plan matériel :

• local dédié exclusivement à l’archivage
• choix de l’emplacement dans un environnement adapté (ex : pas en zone inondable…)
• résistance au sol des planchers
• limitation des variations de température et d’hygrométrie
• protection contre l’incendie, l’intrusion
• restriction d’accès (local fermant à clé)
• équipement en rayonnages métalliques
• salubrité des locaux

· Sur un plan fonctionnel :

Les dossiers doivent être clairement identifiés et ordonnés, pour faciliter les recherches au quotidien et opérer les tris ultérieurs.

Mais un local adapté et des archives organisées ne sont pas suffisants : sans traitement, les accroissements de dossiers entraineront une saturation, des difficultés de recherche voire des pertes.

Un impératif : le tri avant qu'il ne soit trop tard... et avec discernement

Les archives doivent être conservées un certain nombre d’années (Délai d’Utilité Administrative ou DUA) afin d’assurer la continuité de service et de faire foi en cas de contentieux.

La plupart des délais de prescription, variables selon l’origine et la nature des documents, sont fixés par la loi. Les instructions de tri sont consultables sur le site du Service interministériel des Archives de France.

Vous rencontrez une difficulté : document sans indication de délai légal, modalités de tri complexes,...contactez-nous

Mes dossiers ont dépassé leur DUA et ne sont plus utiles pour mon service. Que dois-je en faire ?

S’ils ne présentent plus d’intérêt administratif, ils ont peut-être une valeur patrimoniale !

Il vous appartient donc de séparer les archives historiques à verser aux Archives départementales de celles qui sont éliminables.

La destination des dossiers figure le plus souvent dans les instructions de tri, dans une colonne intitulée « sort final ». En l'absence d'outil réglementaire, le sort final est déterminé avec les Archives départementales.

► les archives sont éliminables mais...

Attention ! Toute élimination d'archives publiques est interdite sans visa préalable du directeur des Archives départementales (décret n°79-1037 du 3 décembre 1979).

Je liste donc les archives que je souhaite détruire (type de dossiers, dates et volume en mètres linéaires) sur un formulaire réglementaire, le bordereau d’éliminations.

J’adresse ce bordereau aux Archives départementales, en trois exemplaires originaux signés ; je ne pourrai procéder à la destruction qu'après réception du visa.

► Les archives ne sont pas éliminables :

La préparation du versement des archives historiques, au terme du délai de conservation, vous appartient. Cela inclut la préparation des boîtes, la rédaction d’un bordereau de versement, et le transfert physique des archives vers les Archives départementales.

Les Archives départementales peuvent vous accompagner dans votre projet d'archivage, notamment par le biais de sessions d'information auprès des responsables de service ou des agents.

Vous pouvez également vous appuyer sur nos supports de formation.

Utiliser les archives verseés aux Archives départementales

Les archives sont un outil vivant : à la fois matériau de la recherche historique, preuve de droits, garantes de la mémoire individuelle et collective.  Elles sont consultables sous certaines conditions par les citoyens et, sans restriction et sur demande écrite, par le service qui les a produites.

Je souhaite consulter mes dossiers :

• sur place : les horaires d'ouverture, les conditions d'accès en salle de lecture
  

• en les empruntant : il vous suffit de remplir et nous transmettre un formulaire de prêt pour le ou les dossiers dont vous avez besoin, en indiquant leur cote. Ils seront à récupérer auprès de notre secrétariat.

Définition

"Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité" (Code du patrimoine, art. L.211-1, modifié par la loi du 15 juillet 2008, art. 1 et 2).

Il faut donc distinguer :

• les archives : documents créés, reçus et conservés à titre de preuve et d'information dans l'exercice de vos activités

de

• la documentation : imprimés, publications officielles, journaux et revues qui sont largement diffusés et ne témoignent pas de l'activité de votre service.

Le directeur des Archives départementales est chargé, au nom du ministre chargé des archives, sous l'autorité du préfet, du contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives des collectivités territoriales (Code du patrimoine, art. L. 212-10, modifié par la loi du 15 juillet 2008, art. 10 et Code général des collectivités territoriales, art. R. 1421-1 et 2).

Un bon archivage, c'est quoi ?

Dans un premier temps, préserver et organiser

- Sur un plan matériel :

• local dédié exclusivement à l'archivage
• choix de l’emplacement dans un environnement adapté (ex : pas en zone inondable…)
• résistance au sol des planchers
• limitation des variations de température et d’hygrométrie
• protection contre l’incendie, l’intrusion
• restriction d’accès (local fermant à clé)
• équipement en rayonnages métalliques
• salubrité des locaux

- sur un plan fonctionnel :

Les dossiers doivent être clairement identifiés et classés, pour faciliter les recherches au quotidien et opérer les tris ultérieurs.

Mais un local adapté et des archives organisées ne sont pas suffisants : sans traitement, les accroissements de dossiers entraineront une saturation, des difficultés de recherche voire des pertes.

Un impératif : le tri avant qu'il ne soit trop tard... et avec discernement

Les archives doivent être conservées un certain nombre d’années (Délai d’Utilité Administrative ou DUA) afin d’assurer la continuité de service et de faire foi en cas de contentieux.

La plupart des délais de prescription, variables selon l’origine et la nature des documents, sont fixés par la loi. Les instructions de tri sont consultables sur le site du Service interministériel des Archives de France.

Pour aider les collectivités à identifier les archives définitives et à pratiquer les éliminations et tris les plus simples, les Archives départementales ont mis en place un tableau synthétisant les grandes typologies de documents présents dans l’ensemble des communes ainsi que leurs sorts finaux (conservation, tri, élimination), sur la base des instructions ci-dessus.

Vous rencontrez une difficulté : document sans indication de délai légal, modalités de tri complexes,… contactez-nous.

Mes dossiers ont dépassé leur DUA et ne sont plus utiles pour mon service. Que dois-je en faire ?

S’ils ne présentent plus d’intérêt administratif, ils ont peut-être une valeur patrimoniale !

Il vous appartient donc de séparer les archives historiques à déposer aux Archives départementales de celles qui sont éliminables.

La destination des dossiers figure le plus souvent dans les instructions de tri, dans une colonne intitulée « sort final ». En l'absence d'outil réglementaire, le sort final est déterminé avec les Archives départementales.

► les archives sont éliminables mais...

Attention ! Toute élimination d'archives publiques est interdite sans visa préalable du directeur des Archives départementales (décret n°79-1037 du 3 décembre 1979).

Je liste donc les archives que je souhaite détruire (type de dossiers, dates et volume en mètres linéaires) sur un formulaire réglementaire, le bordereau d’éliminations.

J’adresse ce bordereau aux Archives départementales, en trois exemplaires originaux signés ; je ne pourrai procéder à la destruction qu'à réception du visa.

► Les archives ne sont pas éliminables :

Les archives appartiennent de plein droit à la collectivité, qui doit en assurer elle-même la conservation et la mise en valeur (Code du patrimoine, art. L. 212-6, du 15 juillet 2008, art. 6)

Cependant, les modalités de conservation des archives centenaires des communes varient en fonction du statut et de la taille de la collectivité.

1. Doivent être déposés les documents d’état civil ayant plus de 120 ans de date, et les autres documents d’archives ayant plus de 50 ans. Si la commune reste propriétaire de ses archives, en revanche elle en transfère la responsabilité aux Archives départementales. Une dérogation à l’obligation de dépôt peut être accordée par le préfet, sur demande écrite du maire.

2. Le dépôt d’office : si la mauvaise conservation des archives est constatée, le préfet peut ordonner le dépôt d’office aux Archives départementales pouvant être accompagné d’une sanction pénale. Ce dépôt est prescrit d’office par arrêté préfectoral si la commune ne prend pas les dispositions nécessaires afin d’améliorer la situation, à l’expiration d’un délai de 6 mois suivant la mise en demeure.

Comment se passe la procédure de dépôt :
Les Archives départementales prennent en charge le transport, le classement, l'inventaire et le conditionnement de vos archives centenaires. Un bordereau de dépôt vous est remis le jour de l'enlèvement pour attester du transfert de responsabilité.
La commune reste propriétaire de ses archives.

En revanche, si la collectivité s'engage à améliorer son archivage, elle pourra conserver ses archives.

Les principales améliorations doivent notamment porter sur :

• classer et inventorier l'ensemble des documents (ranger, classer selon les normes en vigueur : cadre règlementaire défini par l'arrêté du 31 décembre 1926 et classement continu à partir de 1983)
• procéder aux éliminations règlementaires, en dressant un bordereau d'élimination en trois exemplaires originaux
• faire relier et restaurer les documents les plus précieux et les plus fragiles (cadastre napoléonien, registres paroissiaux et d'état civil, registres des délibérations,...)

Pour vous aider dans ces missions, le Département de l'Ain a mis en place deux dispositifs d'aide archivistique.

Utiliser les archives déposées aux Archives départementales

Les archives sont un outil vivant : à la fois matériau de la recherche historique, preuve de droits, et garantes de la mémoire individuelle et collective.  Elles sont consultables sous certaines conditions par les citoyens et, sur simple demande, pour le service qui les a produites.

Je souhaite consulter mes dossiers :

• sur place : les horaires d'ouverture, les conditions d'accès en salle de lecture
  

• en les empruntant : il vous suffit de remplir et nous transmettre un formulaire de prêt pour le ou les dossiers dont vous avez besoin, en indiquant leur cote. Ils seront à récupérer auprès de notre secrétariat. 

Je recherche un document ou une information précise, mais je ne sais pas comment m'y prendre :

Nous pouvons procéder à des recherches ciblées et d’ordre ponctuel. Seules les reproductions éventuelles vous seront facturées. Il vous suffit de nous contacter par téléphone ou par mail : 04 74 32 12 80 ou archives.departementales@ain.fr

Se former à l'archivage

Vous souhaitez sensibiliser et former vos collègues ou collaborateurs à l'archivage ? Nous pouvons vous proposer des réunions d'information.

Le Centre de Gestion de l'Ain et le CNFPT proposent des formations à la carte ou sur catalogue.

Le cas particulier des registres de délibérations

Depuis le 1er janvier 2011, les communes, EPCI et syndicats mixtes sont tenus d'appliquer de nouvelles dispositions relatives à la tenue des registres afin d'en assurer une meilleure conservation et de se rapprocher des règles applicables aux registres d'état civil. Ce sont les articles 5 à 8 du décret n°2010-783 du 8 juillet 2010, modifiant l'article R.2121-9 du Code général des collectivités territoriales qui entraînent de profondes modifications du cadre règlementaire tant dans leur présentation matérielle que dans leur contenu.

Les types de documents concernés :

- les registres de délibérations, d’arrêtés (y compris les permis de construire), de décisions du maire,

- les actes de publication et de notification certifiant « que le maire certifie, sous sa responsabilité, le caractère exécutoire » des actes pris par les autorités communales.

Le volume des registres : pour le format A3 de 100 à 200 pages ; pour le format A4 de 150 à 200 feuillets.

Les registres doivent être reliés au plus tard à la fin de l'année, sauf pour les communes de moins de 1000 habitants où cela peut se faire tous les 5 ans mais une table annuelle doit être réalisée. Les registres doivent comporter une table récapitulative à la fin de chaque volume.

Pour plus d'informations, consulter la circulaire relative à la tenue des registres des communes sur le site Internet des Archives de France

Modèles de cahiers des charges

Les Archives départementales vous proposent dans cette rubrique des éléments pour la rédaction de cahiers des charges pour la reliure, la restauration, le classement et la numérisation des archives communales. Toutes ces opérations requièrent le respect de normes précises et doivent être confiées à des professionnels qualifiés.

Il s’agit de modèles à adapter en fonction de vos besoins, de la nature et du périmètre de l’opération envisagée. Les Archives départementales restent à votre disposition pour vous apporter leurs conseils. Elles exercent par ailleurs un contrôle scientifique et technique en ces différents domaines.

Comment aménager et sécuriser un local d’archives au sein d’une collectivité ? Afin de rappeler les normes en vigueur et apporter des conseils pratiques en matière d’accessibilité, de sécurité ou encore d’aménagement, une équipe pluridisciplinaire (archivistes du Centre de Gestion de la Fonction publique territoriale, Archives départementales, SDIS) a produit une brochure à l’intention des communes et établissements publics de coopération intercommunale.